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Sie können sich § 35 BNotO auch vollständig in seiner damaligen Fassung ansehen.
(1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind. Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die zur Durchführung der Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich solcher besonderer Kategorien, zu verarbeiten. Dies umfasst insbesondere
(2) 1Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgeschrieben ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt. 2Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt. 3Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung übergeben, hat dies auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen.
(3) 1Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde führen. 2Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. 3Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. 4Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. 5Die Genehmigung kann mit Nebenbestimmungen verbunden werden. 6Vor der Erteilung oder der Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. 7Die Führung bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.
(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher führen.
(5) 1Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. 2Absatz 3 Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.
(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen, sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.
Führung der Akten und Verzeichnisse | Führung der Akten und Verzeichnisse | ||||
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t | 1 | Führung der Akten und Verzeichnisse | t | 1 | Führung der Akten und Verzeichnisse |
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f | 1 | (1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass | f | 1 | (1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass |
2 | deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet | 2 | deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet | ||
3 | sind. Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die zur Durchführung der | 3 | sind. Er ist befugt, in den Akten und Verzeichnissen die zur Durchführung der | ||
4 | Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich solcher | 4 | Amtsgeschäfte erforderlichen personenbezogenen Daten, einschließlich solcher | ||
5 | besonderer Kategorien, zu verarbeiten. Dies umfasst insbesondere | 5 | besonderer Kategorien, zu verarbeiten. Dies umfasst insbesondere | ||
6 | 1. | 6 | 1. | ||
7 | Kontaktdaten der Beteiligten, | 7 | Kontaktdaten der Beteiligten, | ||
8 | 2. | 8 | 2. | ||
9 | Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, und | 9 | Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erhoben wurden, und | ||
10 | 3. | 10 | 3. | ||
11 | Daten, die für den Gegenstand des Amtsgeschäfts erforderlich sind oder die | 11 | Daten, die für den Gegenstand des Amtsgeschäfts erforderlich sind oder die | ||
12 | auf Wunsch der Beteiligten aufgenommen werden sollen. | 12 | auf Wunsch der Beteiligten aufgenommen werden sollen. | ||
13 | (2) Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch | 13 | (2) Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch | ||
14 | führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes | 14 | führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes | ||
15 | vorgeschrieben ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt. | 15 | vorgeschrieben ist und für die Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend gilt. | ||
16 | Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren | 16 | Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren | ||
17 | Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und | 17 | Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist und für die Absatz 1 Satz 2 und | ||
18 | 3 entsprechend gilt. Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung | 18 | 3 entsprechend gilt. Werden Akten einer anderen Stelle zur Verwahrung | ||
19 | übergeben, hat dies auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen. | 19 | übergeben, hat dies auch die zugehörigen Hilfsmittel zu umfassen. | ||
20 | (3) Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner | 20 | (3) Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner | ||
21 | Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der | 21 | Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der | ||
22 | Aufsichtsbehörde führen. Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. Außer im | 22 | Aufsichtsbehörde führen. Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. Außer im | ||
23 | Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur | 23 | Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur | ||
24 | im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. Die Genehmigung nach Satz | 24 | im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. Die Genehmigung nach Satz | ||
25 | 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des | 25 | 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des | ||
26 | Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. Die Genehmigung kann mit | 26 | Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. Die Genehmigung kann mit | ||
27 | Nebenbestimmungen verbunden werden. Vor der Erteilung oder der Aufhebung | 27 | Nebenbestimmungen verbunden werden. Vor der Erteilung oder der Aufhebung | ||
28 | der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. Die Führung bei der | 28 | der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. Die Führung bei der | ||
29 | Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen. | 29 | Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen. | ||
30 | (4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der | 30 | (4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der | ||
31 | Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen | 31 | Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen | ||
32 | Notariatsaktenspeicher führen. | 32 | Notariatsaktenspeicher führen. | ||
33 | (5) Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen | 33 | (5) Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen | ||
34 | herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei | 34 | herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei | ||
35 | dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. Absatz 3 Satz 1 und | 35 | dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. Absatz 3 Satz 1 und | ||
36 | Absatz 4 bleiben unberührt. | 36 | Absatz 4 bleiben unberührt. | ||
t | 37 | (6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die verwahrende Stelle | t | 37 | (6) Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bietet die verwahrende |
38 | verpflichtet, die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu | 38 | Stelle die Einträge im Urkundenverzeichnis sowie die in der elektronischen | ||
39 | vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen, | 39 | Urkundensammlung und in der Sondersammlung verwahrten Dokumente dem | ||
40 | sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. | 40 | zuständigen öffentlichen Archiv nach den jeweiligen archivrechtlichen | ||
41 | Vorschriften zur Übernahme an. Im Übrigen ist die verwahrende Stelle | ||||
42 | verpflichtet, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die in Papierform geführten | ||||
43 | Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und | ||||
44 | Verzeichnisse zu löschen. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht, solange im | ||||
45 | Einzelfall eine weitere Verwahrung durch die verwahrende Stelle erforderlich | ||||
46 | ist. |
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